Por qué el orden documental importa más de lo que parece
Una empresa bien ordenada documentalmente puede resolver una fiscalización del SII, una inspección de la DT o una auditoría bancaria en horas, no en días. Los documentos son la prueba de todo: pagos, contratos, gastos, derechos y obligaciones.
📌 Plazo de conservación
Los documentos tributarios (facturas, boletas, declaraciones) deben conservarse por 6 años desde su fecha. Los documentos laborales (contratos, finiquitos, liquidaciones) por 5 años. En caso de litigio, hasta que se resuelva definitivamente.
La estructura de carpetas recomendada
Organiza en dos grandes bloques: tributario y laboral/RRHH.
📁 Tributario
- F29 → carpeta por año, con subdivisión por mes
- F22 → carpeta por año (Operación Renta)
- Facturas emitidas → respaldo descargado del SII, mes a mes
- Facturas recibidas → con acuse de recibo del SII
- Notas de crédito/débito → relacionadas a la factura que corrigen
- Comprobantes de pago de IVA → transferencias o VCR bancario
📁 Laboral / RRHH
- Contratos de trabajo → por trabajador, con todos sus anexos
- Liquidaciones de sueldo → por trabajador y por mes
- Comprobantes Previred → por período, con detalle de cotizaciones
- LRE → comprobantes de carga mensual descargados de Mi DT
- Finiquitos → con acuse del ministro de fe
- Licencias médicas → con resolución de la Isapre/Fonasa
Digital vs papel: criterios para decidir
- Digital preferible: Todo lo que el SII o la DT emite en línea (F29, LRE, finiquito electrónico). Descarga en PDF con timbre electrónico.
- Papel obligatorio: Contratos de trabajo originales firmados, finiquitos con firma ante ministro de fe (hasta que sean 100% electrónicos), actas de sindicatos.
- Copia digital del papel: Escanea contratos, finiquitos y documentos firmados. El original en físico, la copia digital de respaldo.
- Respaldo en la nube: Al menos una copia en Google Drive, Dropbox o servidor, además de la copia local.
Errores frecuentes de orden documental
- Guardar solo el resumen mensual de ventas y no las facturas individuales
- No guardar los acuses de recibo de facturas del SII (sin eso el crédito fiscal puede discutirse)
- Mezclar documentos de distintos años en la misma carpeta
- No guardar los comprobantes de transferencia de pago de cotizaciones
- Perder los finiquitos firmados (sin eso no puedes demostrar que el despido fue correcto)
- Digitalizaciones en resolución muy baja que no permiten leer sellos o firmas